STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE L'ASSOCIATION DE SOCCER FOOTBALL COATICOOK-COMPTON INC. TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE CHAPITRE I DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES Article 1. Nom de la Corporation Article 2. Siège social Article 3. Logo Article 4. Sceau et sigle Article 5. Couleurs Article 6. Incorporation Article 7. Affiliation Article 8. Juridiction Article 9. Buts et objectifs du Club Article 10. Genre Article 11. Interprétation CHAPITRE II COMPOSITION DE LA CORPORATION Article 12. Membres Article 13. Démission Article 14. Suspension, libération et expulsion CHAPITRE III STRUCTURE ADMINISTRATIVE Article 15. Éléments constituants CHAPITRE IV ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES Article 16. Composition Article 17. Assemblée générale annuelle Article 18. Assemblée générale spéciale convoquée par le Conseil d'administration Article 19. Assemblée générale spéciale convoquée par les membres Article 20. Quorum Article 21. Avis de convocation Article 22. Droit de vote Article 23. Ajournement CHAPITRE V CONSEIL D'ADMINISTRATION Article 24. Nombre des administrateurs Article 25. Pouvoirs Article 26. Qualification Article 27. Élection Article 28. Durée du mandat Article 29. Vacance Article 30. Remplacement Article 31. Rémunération et remboursement des dépenses Article 32. Expulsion / destitution Article 33. Assemblée régulière Article 34. Assemblée spéciale Article 35. Convocation Article 36. Avis de convocation et ordre du jour Article 37. Procès-verbaux Article 38. Quorum Article 39. Vote Article 40. Huis clos Article 41. Conflit d'intérêt CHAPITRE VI COMITÉ EXÉCUTIF Article 42. Nature Article 43. Fonctions du comité exécutif Article 44. Président Article 45. Vice-président Article 46. Secrétaire Article 47. Trésorier Article 48. Rémunération Article 49. Terme Article 50. Vacances Article 51. Démission Article 52. Genre d`assemblée du comité exécutif Article 53. Avis de convocation, ordre du jour et procès-verbaux Article 54. Quorum Article 55. Vote CHAPITRE VII DISPOSITIONS FINANCIÈRES Article 56. Exercice financier Article 57. Revenus Article 58. Effets de commerce Article 59. Contrats et autres documents Article 60. Affaires bancaires Article 61. Livres et comptabilité Article 62. Vérificateur Article 63. Déclaration CHAPITRE VIII DISPOSITIONS DIVERSES Article 64. Indemnisation Article 65. Assurances responsabilités Article 66. Document Article 67. Dissolution Article 68. Modification aux règlements généraux Article 69. Documents administratifs et de gestion de la corporation RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX ASSOCIATION DE SOCCER-FOOTBALL COATICOOK-COMPTON INC. PRÉAMBULE L'association de soccer-football Coaticook-Compton Inc. est l'organisme désigné pour promouvoir, développer etrégir la pratique du soccer sur le territoire de la MRC de Coaticook.L'association de soccer-football Coaticook-Compton Inc. s'engage à offrir à tous ses membres l'occasion de jouer etestime que le maintien d'une structure organisationnelle stable est le meilleur moyen d'y arriver.L'association de soccer-football Coaticook-Compton Inc. ne tolérera aucune discrimination ou harcèlement dans laconduite de ses opérations et demande à ses membres d'en faire autant. CHAPITRE I DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES Article 1. Nom de la Corporation 1.1 Le nom de la Corporation est connu sous le nom d'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. Article 2. Siège social 2.1 Le siège social de la Corporation est situé au 201 rue Laurence à Coaticook. Article 3. Logo 3.1 Le logo de la Corporation est celui qui apparait en haut de cette page. Article 4. Sceau et sigle 4.1 Le sceau et le sigle officiels de la Corporation sont ceux dont les empreintes apparaissent en haut de cette page. Article 5. Couleurs 5.1 Les couleurs officielles de l'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. sont le bleu marin et leblanc. Article 6. Incorporation 6.1 L'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. est une Corporation sans capital action, à but nonlucratif, conformément à la partie III de la Loi sur les compagnies de la province de Québec ( ), etqui a été enregistrée le 7 octobre 1982 et modifiée le . Article 7. Affiliation 7.1 L'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. est membre de la Fédération québécoise de soccer football et par ce fait même de la Fédération canadienne de soccer, le corps dirigeant de la pratique de soccer au Canada. 7.2 À ce titre, l'ensemble des Règlements généraux et des règlements de régie interne de la Fédération québécoise de soccer football et de la Fédération canadienne de soccer s'appliquent à l'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. qui s'engage à les respecter. En cas d'incompatibilité entre ces règlements et ceux de l'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc., les règlements de l'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. ont préséance. L'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. est aussi membre de l'Association régionale de soccer de l'Estrie (Soccer Estrie.), de la Ligue régionale de l'Estrie. Article 8. Juridiction 8.1 L'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. a juridiction sur tous ses membres, au sens défini à l'article 12 des présents règlements généraux et lesquels sont soumis à ceux-ci, aux règlements de régie interne de l'association ainsi qu'aux autres règlements incorporés par référence et que l'association se doit de respecter. Article 9. Buts et objectifs du Club Les buts et les objectifs de la Corporation sont les suivants: 9.1 de promouvoir, organiser et régir les activités de soccer auprès de la population, particulièrement sur le territoire de la MRC de Coaticook; 9.2 de favoriser les activités de soccer et la poursuite de l'excellence en ce domaine; 9.3 de développer chez les jeunes un esprit compétitif sain en même temps que le respect des règles et des personnes, tout en encourageant le bon conditionnement physique et la maîtrise de soi; 9.4 à des fins purement sociales et sans aucune fin de gains pécuniaires pour ses membres et tous profits ou autres gains de semblable nature que pourrait faire la Corporation seront utilisés uniquement pour la poursuite de ses objets; 9.5 de recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons, legs et contributions; Article 10. Genre 10.1 Aux fins de la présente, la forme masculine désigne, lorsqu'il y a lieu, les femmes aussi bien que les hommes. Article 11. Interprétation 11.1 Toute interprétation de ces règlements ainsi que les cas non prévus dans les présents règlements généraux sont assujettis aux dispositions de la Loi sur les compagnies du Québec. CHAPITRE II COMPOSITION DE LA CORPORATION Article 12. Membres Les membres de la corporation sont: 12.1 Tout joueur inscrit au sein de l'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc. durant la saison estivale et/ou hivernale et âgé de 16 ans et plus; 12.2 Les personnes ayant l'autorité parentale d'un joueur inscrit ou ayant été inscrit durant la saison estivale et/ou hivernale de moins de 16 ans; 12.3 Les membres du Conseil d'administration de la Corporation, les entraîneurs, assistant-entraîneurs, animateurs, bénévoles, aide-gérants et arbitres du Club ou toute autre personne inscrite désignée par le Conseil d'administration pour effectuer une tâche au sein de l'association de Soccer-Football Coaticook-Compton Inc.; et Tous les membres à l'association ont le droit de voter à l'assemblée générale annuelle et spéciale, d'élire les membres du Conseil d'administration, d'assister aux réunions du Conseil d'administration et d'être informés de tout changement proposé aux règlements généraux, aux politiques et programmes de l'association qui pourraient les affecter. Les parents ou tuteurs légaux des joueurs inscrits de moins de 16 ans détiennent le droit de vote de ceux-ci. Cependant, les membres d'une même famille incrits durant la dernière saison estivale et/ou hivernale n'auront droit qu'à un seul vote. Article 13. Démission 13.1 Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de la Corporation. Sa démission prend effet dès l'acceptation par le conseil d'administration. Article 14. Suspension, libération et expulsion 14.1 Le conseil d'administration peut, par résolution et suite à la recommandation du comité de discipline, s'il y a lieu, libérer, suspendre pour une période qu'il détermine ou expulser définitivement tout membre incluant les joueurs inscrits de moins de 16 ans qui enfreint quelque disposition des règlements de la corporation ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles aux objectifs poursuivis par la corporation. Toutefois, le conseil d'administration doit donner à ce membre ou aux joueurs de moins de 16 ans et ses parents, l'occasion de se faire entendre devant le comité de discipline, s'il y a lieu, avant qu'une décision ne soit prise à son sujet. 14.2 Le conseil d'administration se réserve également le droit de refuser, de suspendre ou d'expulser tout membre qui manifeste un mépris flagrant pour ses règlements généraux ou exprime une attitude ou des propos inacceptables envers l'association CHAPITRE III STRUCTURE ADMINISTRATIVE Article 15. Éléments constituants 15.1 La Corporation est constituée des éléments suivants ayant chacun un rôle et un fonctionnement particulier: 1. une assemblée générale; 2. un Conseil d'administration; et 3. un comité exécutif. CHAPITRE IV ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES Article 16. Composition 16.1 L'assemblée générale annuelle de l'association est composée de tous les membres énumérés à l'article 12. Article 17. Assemblée générale annuelle 17.1 La corporation doit tenir une assemblée générale annuelle des membres au plus tard dans les soixante (30) jours suivant la fin de l'exercice financier, lequel se termine le 30 novembre de chaque année. Par résolution spéciale, le conseil d'administration peut cependant tenir son assemblée générale annuelle dans les semaines qui suivent la fin des activités estivales, c'est-à-dire durant les mois de septembre, octobre ou novembre. Le conseil d'administration fixe la date, l'heure et le lieu de l'assemblée. Les réunions des assemblées générales sont présidées par le président de la corporation. 17.2 L'ordre du jour de l'assemblée générale doit contenir au moins les points suivants: 1. lecture et adoption de l'ordre du jour; 2. lecture et acceptation des procès-verbaux des assemblées générales précédentes qui n'ont pas encore été acceptés; 3. mot du président; 4. présentation du rapport financier; 5. présentation des différents rapports 6. les amendements proposés aux règlements généraux; 7. nomination d'un vérificateur 8. varia (tout autre objet décidé par la majorité des membres présents); 9. l'élection des administrateurs du conseil d'administration. (Voir à cet effet la procédure à l'article 27). 10. clôture de l'assemblée. 17.3 Les administrateurs sortants et les administrateurs nouvellement élus, doivent se rencontrer à la fin de 'assemblée générale annuelle afin de procéder à la passation des pouvoirs. Par la suite, les administrateurs sortant quittent la rencontre. Les administrateurs nouvellement élus sont tenus d'avoir leur première rencontre immédiatement après la passation des pouvoirs afin d'élire certains nouveaux officiers de la corporation (Président et secrétaire). (Voir à cet effet l'article 27). Article 18. Assemblée générale spéciale convoquée par le conseil d'administration 18.1 Outre l'assemblée générale annuelle, le Conseil d'administration peut convoquer une assemblée générale spéciale des membres lorsqu'il le juge opportun pour disposer de sujets qu'il détermine urgent. L'avis de convocation doit être distribué (voir article 21) au moins dix (10) jours avant la date fixée pour la réunion et doit être accompagné de l'ordre du jour de l'assemblée mentionnant le ou les objets de l'assemblée. L'avis de toute assemblée générale spéciale doit indiquer les objets qui doivent y être pris en considération. Article 19. Assemblée générale spéciale convoquée par les membres 19.1 Sur réception par le secrétaire de la Corporation d'une demande par écrit, signée par au moins trente (30) des membres de la Corporation indiquant les objets de l'assemblée projetée, les administrateurs ou, s'ils ne sont pas en nombre suffisant pour former un quorum, l'administrateur ou les administrateurs qui restent, doivent immédiatement convoquer une assemblée pour l'expédition de l'affaire mentionnée dans la demande. 19.2 Si l'assemblée n'est pas convoquée et tenue dans les vingt et un (21) jours à compter de la date à laquelle la demande de convocation a été déposée au siège social de la corporation, les membres signataires de la demande peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale spéciale. Article 20. Quorum 20.1 L'assemblée générale est constituée de tous les membres en règle, mais il suffit de la présence de dix (10) des membres ou de 50% plus un du Conseil d’administration pour constituer un quorum suffisant et rendre l'assemblée valide. Article 21. Avis de convocation 21.1 L'avis de convocation d'une assemblée générale (annuelle et spéciale) est soit publié dans le journal local ou distribué à tous les membres par la poste, par télécopieur, par courriels, ou par les entraîneurs des diverses équipes de soccer et ce, au moins dix (15) jours avant la date prévue pour l'assemblée. L'avis indique la date, l'heure, l'endroit et l'objet de l'assemblée. Dans le cas d'une assemblée spéciale, l'avis en mentionne également les buts et les objets qui y seront traités seulement. Les membres peuvent renoncer à l'avis par écrit. Dans tous les cas, la présence d'un membre à une assemblée couvre le défaut de lui distribuer l'avis de convocation. Article 22. Droit de vote 22.1 Seuls les membres inscrits et en règle ont droit de vote, chacun ayant droit à un seul vote. Le vote par procuration est prohibé. (Voir article 12 - Un vote par famille) 22.2 Le vote est pris à main levée ou au scrutin secret si deux (2) membres le demandent. Le président de l'assemblée a droit de vote selon sa qualité de membre. Si le président est absent, les membres élisent à main levée un président d'assemblée parmi les autres membres présents. En cas d'égalité des voix, le président de l'assemblée aura un droit de vote prépondérant. Toute résolution est acceptée sur majorité simple. 22.3 Tout vote de non-confiance à l'endroit du Conseil d'administration nécessite le vote des deux tiers (2/3) des membres présents. Article 23. Ajournement 23.1 Toute assemblée générale peut-être ajournée sur résolution de la majorité des membres présents. CHAPITRE V CONSEIL D'ADMINISTRATION Article 24. Nombre des administrateurs 24.1 Les affaires de la Corporation sont administrées par un Conseil d'administration composé d'au moins sept (7) administrateurs et d'au plus (treize) 13 administrateurs. 24.2 Tel que prévue à l'article 27 concernant la procédure d'élection des administrateurs, ceux-ci éliront parmi eux, obligatoirement, les officiers de la corporation et, au besoins, divers postes de directeurs de comité. Article 25. Pouvoirs 25.1 Le Conseil d'administration voit à l'administration des affaires courantes de la Corporation et d'une façon non limitatives accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts de l'organisation, entre autres des pouvoirs suivants: . assurer le respect des orientations, politiques et objectifs de la Corporation; . surveiller l'exécution des décisions de l'assemblée générale; . voir à ce que les actes administratifs de la Corporation ne viennent pas en contradiction avec ses règlements; . exercer les pouvoirs et accomplir les actes prévus par les règlements de la Corporation; . approuver les budgets et administrer les biens de la Corporation; . choisir le banquier de la Corporation et déterminer les signataires des effets bancaires qui devront être au nombre de trois dont le trésorier, le président et un membre du Conseil d'administration - deux signatures sont requises; . adopter un règlement pour faire des emprunts de deniers sur le crédit de la Corporation sur approbation du vote d'au moins les 2/3 des membres présents à cette assemblée générale dûment convoquée à cette fin; . élire les officiers de la Corporation lors de sa première assemblée régulière; . remplacer les postes vacants du comité exécutif et du Conseil d'administration; . former des comités, nommer leur directeur et en déterminer le mandat; . adopter ou rejeter les rapports et les recommandations du comité exécutif, des comités et des commissions; . décider, s'il y a lieu, du salaire des employés permanents et à temps partiel et des conditions de travail; . convoquer toute assemblée générale spéciale. Le Conseil d'administration pourra également au nom de la Corporation: . acquérir et posséder tous biens meubles et immeubles; . aliéner et hypothéquer ses biens immeubles; . emprunter; . posséder tous pouvoirs, privilèges et immunités nécessaires ou inhérents à son entreprise; aux fins de réaliser les objets de la Corporation, recevoir des dons, legs et autres contributions en argent et en biens meubles ou immeubles et amasser des fonds par voie de souscription ou autrement. Article 26. Qualification 26.1 Seuls les membres en règle peuvent être élus administrateurs de la Corporation. Les administrateurs peuvent être élus de nouveau s'ils ont les qualités requises. Article 27. Élection 27.1 Les administrateurs sont élus chaque année lors d'une assemblée générale annuelle des membres. Cette élection se déroule de la façon suivante: L'assemblée nomme un président d'élection, un secrétaire et deux scrutateurs (au besoin), choisis parmi les membres présents à l'assemblée, lesquels, après avoir accepté d'agir en cette qualité ne peuvent être mis en nomination mais ont le droit de vote; Le conseil d'administration, lors de sa dernière réunion peut également proposer un président d'élection, un secrétaire, des scrutateurs et des candidatures qui seront présentées à l'assemblée générale ou former un comité de nomination qui aura comme mandat de proposer une recommandation à cet effet au conseil d'administration. 27.2 Le président d'élection donne lecture des noms des administrateurs sortant en charge. Il informe également l'assemblée des points suivants: . les administrateurs sortant de charge sont rééligibles en tenant compte de l'article 28; . l'assemblée peut mettre en nomination autant de candidats qu'elle le désire; . la candidature de toute personne admissible est acceptée sur proposition d'un membre; . les mises en nomination sont closes sur une proposition dûment appuyée et non contestée; . le président d'élection s'assure que chaque candidat est éligible et qu'il accepte d'être mis en nomination; . à tour de rôle, si un candidat accepte d'être mis en nomination, le président d'élection doit lui permettre d'exposer oralement pendant une (1) minute, les motifs de son acceptation, son rôle et ses objectifs de même que ce qu'il prévoit apporter à la Corporation; . s'il y a plus de candidats que de sièges vacants, il y a élection. Par contre, si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre maximum proposé à l'article 24, les candidats sont proclamés élus; . s'il y a élection, elle a lieu au vote secret qui consiste à distribuer des bulletins à chaque membre présent qui inscrit les candidats de son choix pour un nombre correspondant aux sièges vacants; . les président, secrétaire et scrutateurs d'élection déballent les bulletins de vote et en font le décompte. Les candidats qui ont accumulé le plus de votes sont élus. Le président d'élection informe l'assemblée du résultat de l'élection; . en cas d'égalité de votes, le scrutin est repris entre les candidats à égalité seulement; le président d'élection peut au besoin réouvrir les mises en candidature. 27.3 Les nouveaux administrateurs du Conseil d'administration éliront parmi eux un (1) président, un (1) viceprésident, un (1) secrétaire et un (1) trésorier, un (1) directeur des registres, un (1) directeur des arbitres et un (1) directeur technique Au besoin, les administrateurs auront également la possibilité d'élirent parmi eux, s'il le désire, d’autres postes de directeurs. Article 28. Durée du mandat 28,1 Un administrateur entre en fonction à la clôture de l'assemblée au cours de laquelle il a été élu. Le mandat de tous les membres élus est d'une durée de deux (2) ans. Pour légitimer rétroactivement les postes des administrateurs dûment élus lors de la prochaine assemblée générale (2009), les postes de président, régistraire, secrétaire, directeur technique et trois (3) autres postes non déterminés pourront être élus aux années impaires. Le vice-président, le trésorier, le directeur des arbitres et trois (3) autres postes pourront être élus les années paires. À la fin de son mandat, l'administrateur demeure en fonction jusqu'à ce que son successeur ait été élu. Article 29. Vacance 29.1 Le Conseil d'administration peut déclarer vacant le poste d'un administrateur qui . donne sa démission lors d'une réunion du Conseil d'administration et notée au procès-verbal; . donne sa démission par écrit; . décède; . est jugé inapte par tous les autres administrateurs du Conseil d'administration à remplir convenablement les fonctions pour lesquelles il a été élu; . s'absente sans raison valable à plus de trois (3) réunions dudit Conseil. Article 30. Remplacement 30.1 Sitôt le poste d'un administrateur déclaré vacant, le Conseil d'administration peut, par résolution, procéder au choix d'un remplaçant pour le reste du terme à pourvoir ou jusqu'à la prochaine assemblée générale. Les administrateurs demeurant en fonction peuvent toutefois continuer à agir malgré la ou les vacances. Article 31. Rémunération et remboursement des dépenses 31.1 Les administrateurs sont bénévoles. La corporation s'engage à rembourser à l'administrateur, officier ou autre mandataire les frais raisonnables et nécessaires à l'exécution de ses fonctions engagés par celui-ci, à compter du jour où ils ont été déboursés. Ce remboursement s'effectuera sur présentation, le cas échéant, de pièces justificatives. Seules les dépenses pré-autorisées par le conseil d'administration effectuées pour la corporation sont remboursables. Le conseil d'administration peut également engager du personnel de soutien, des instructeurs et des arbitres. 31.2 Toutes les inscriptions des enfants des membres du comité seront gratuites. Ceux qui n'ont pas d'enfants pourront parrainer un joueur de leur choix. Article 32. Expulsion / destitution 32.1 Le Conseil d'administration peut, par vote d'au moins les deux tiers (2/3) des administrateurs présents à une de ses réunions, expulser ou destituer un administrateur du Conseil d'administration si celui-ci ne se conforme pas aux règlements et résolutions de la Corporation ou si ses activités, méthodes ou déclaration sont nuisibles ou non-conformes aux objectifs du Club. L'avis de convocation de cette réunion doit mentionner qu'une telle personne est passible d'expulsion et de destitution ainsi que la principale faute qu'on lui reproche. Cette expulsion ou destitution peut également être révoquée par le même processus. La décision ainsi que les motifs de son expulsion/destitution sont transmis par le Président à ce membre dans les dix (10) jours suivant la décision du Conseil d'administration. Article 33. Assemblée régulière 33.1 Le conseil d'administration doit se réunir au moins quatre (4) fois par année et aussi souvent que le président ou le conseil d'administration le juge nécessaire, aux jours, heures et endroits fixés par eux. Article 34. Assemblée spéciale 34.1 Le Conseil d'administration peut se réunir en assemblée spéciale et ne doit traiter que des objets inscrits à l'ordre du jour. Article 35. Convocation 35.1 Le Président peut, de son propre chef, convoquer une assemblée régulière ou spéciale du conseil d'administration. Aussi, cinq (5) membres du conseil d'administration peuvent convoquer une assemblée du conseil d'administration en adressant une demande écrite au secrétaire de la corporation en y incluant la ou les raisons. Article 36. Avis de convocation et ordre du jour 36.1 Un avis de convocation devra être envoyé par la poste, par télécopieur, par téléphone, par courriels ou au moyen d'un avis adressé à la dernière adresse connue des administrateurs et ce à tous les administrateurs du Conseil d'administration au moins trois (3) jours avant la date prévue pour la réunion. Toutefois, en cas d'urgence, il suffit d'un avis verbal ou par téléphone donné douze (12) heures à l'avance. Une réunion peut aussi avoir lieu sans avis de convocation si tous les membres du Conseil d'administration sont présents à la réunion ou y consentent par résolution. Un ordre du jour devra être inclus, si possible, en même temps que l'avis de convocation et en cas d'assemblée spéciale, les items de l'ordre du jour seront les seuls à y être discutés. Dans tous les cas, la présence d'un administrateur à une réunion couvre le défaut de lui distribuer l'avis de convocation. L'assemblée du Conseil d'administration qui suit immédiatement l'assemblée annuelle des membres peut avoir lieu sans avis de convocation. Article 37. Procès-verbaux 37.1 Chaque réunion fait l'objet de procès-verbaux dont les copies doivent être remises sur demande à tous les administrateurs de la Corporation. Le Conseil d'administration communiquera un sommaire des procès-verbaux aux membres de la Corporation lorsqu'il le jugera pertinent, nécessaire et approprié. Article 38. Quorum 38.1 Le quorum de toute réunion est constitué de la moitié plus un des membres du Conseil d'administration. Article 39. Vote 39.1 Chaque administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises doivent être décidées à la majorité. Le Président a droit à un vote prépondérant en cas d'égalité. Article 40. Huis clos 40.1 En tout temps, le huis clos pourra être proclamé suite à l'assentiment de la majorité des membres du Conseil d'administration. Article 41. Conflit d'intérêt 40.1 Si un membre participe à des activités qui le placent dans une situation de conflit d'intérêt, ce dernier devra en aviser le conseil d'administration immédiatement et devra se retirer physiquement des lieux où se tiennent les discussions et le vote. CHAPITRE VI COMITÉ EXÉCUTIF Article 42. Nature 42.1 Le comité exécutif est l'ensemble des officiers de la Corporation élus par le Conseil d'administration lors de sa première assemblée régulière et comprend entre autres: 1. le président; 2. le vice-président; 3. le secrétaire ou le trésorier; et 4. deux (2) autres administrateurs. Article 43. Fonctions du comité exécutif 43.1 Le comité exécutif . exécute les mandats que lui délègue le Conseil d'administration; . en cas d'urgence, et s'il est impossible de réunir le quorum au Conseil d'administration, prendre des décisions qui ne sauraient être reportées; . peut prendre des décisions qui doivent toujours être entérinées par le Conseil d'administration à sa réunion régulière pour en faire des résolutions liant la Corporation. Article 44 Président 44.1 Il est l'officier exécutif en chef de la Corporation et il en exerce la surveillance. Le président préside les assemblées générales, les réunions du Conseil d'administration et du comité exécutif et surveille les activités de l'association. Il possède et exerce en outre les pouvoirs que le Conseil d'administration lui délègue par résolution. Il signe avec le trésorier ou toute autre personne désignée par résolution, les documents et actes du ressort du Conseil d'administration, à moins qu'il en soit spécifié autrement par décision du Conseil. Il signe avec le secrétaire les procès-verbaux. Il représente officiellement la Corporation et le Conseil d'administration dans le cas où il n'est pas prévu autrement et il est responsable de la diffusion de toute information découlant de la responsabilité du Conseil d'administration. Il a droit de vote. En cas d'égalité des voix, il a droit de vote prépondérant lors des assemblées générales et des réunions du Conseil d'administration seulement. Il s'acquitte enfin de tous les autres devoirs, fonctions et attributions inhérents à sa charge. Article 45. Vice-président 45.1 En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le vice-président le remplace et exerce tous ses pouvoirs et fonctions. Il a tous les pouvoirs et exerce toutes les fonctions spécifiques qui lui sont attribuées par le Conseil d'administration. Article 46. Secrétaire 46.1 Il rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du Conseil d'administration. Il tient ou fait tenir les procès-verbaux des réunions de l'assemblée générale du Conseil d'administration et du comité exécutif. Il tient ou fait tenir les archives et les registres de la Corporation. Il agit comme secrétaire aux assemblées du Conseil d'administration et aux assemblées générales des membres. Il prépare l'ordre du jour, contresigne les procès-verbaux et envoie les avis aux administrateurs et aux membres de la corporation. Il remplit toute fonction qui lui est attribuée par les présents règlements ou par le Conseil d'administration. Article 47 Trésorier 47.1 Il tient ou fait tenir une comptabilité. Il soumet les états financiers au conseil d'administration et à l'assemblée générale annuelle. Il s'occupe de tout ce qui touche l'aspect financier dû fonctionnement de la corporation. Il est chargé des opérations bancaires de la corporation et de tout autre document à caractère financier. Il a la responsabilité de la préparation du budget et des états financiers. Il doit rendre compte au président ou aux administrateurs de la situation financière de la corporation et de toutes les transactions qu'il a faites en sa qualité de trésorier, chaque fois qu'il en est requis. Il doit laisser examiner les livres et comptes de la corporation par les personnes autorisées à le faire. Il doit signer tout document nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent ou qui sont inhérents à sa charge. Article 48. Rémunération 48.1 Les officiers ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Article 49. Terme 49.1 .Les officiers de la Corporation sont nommés pour un (1) an. Article 50 Vacances 50.1 Un poste d'officier devient vacant lorsque son titulaire: 1. perd la qualité nécessaire à sa nomination; 2. démissionne; 3. manque trois (3) assemblée régulières consécutives du Conseil d'administration ou du comité exécutif; 4. décède; ou 5. est expulsé de ses fonctions par le Conseil d'administration. Article 51. Démission 51.1 Un officier peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit à cet effet au secrétaire de la Corporation ou en donnant sa démission lors d'une réunion du conseil d'administration et notée au procès-verbal. Sa démission entre en vigueur dès réception de l'avis ou à toute date ultérieure mentionnée par l'officier démissionnaire. De plus, si un membre du conseil d'administration démissionne de son poste, il cesse d'être officier de la corporation dès l'entrée en vigueur de sa démission. Article 52.Genre d'assemblée du comité exécutif 52.1 Le comité exécutif se réunit, selon les besoins, à la demande du président, ou de la majorité absolue des membres. Article 53 Avis de convocation, ordre du jour et procès-verbaux 53.1 Un avis de convocation et l'ordre du jour devraient être distribués à tous les membres du comité exécutif au moins deux (2) jours avant la date prévus de la réunion. En cas d'urgence, les réunions peuvent se tenir sans avis écrit de convocation à l'heure et à l'endroit fixés par le président. 53.2 Le comité exécutif n'est pas tenu de tenir des procès-verbaux de ses réunions à moins d'une demande du président ou de la majorité absolue des membres. Si une réunion fait l'objet d'un procès-verbal, une copie devra être remise si possible à tous les administrateurs du conseil d'administration lors de la prochaine réunion du conseil d'administration. Si aucun procès-verbal n'est tenu, le président devra faire part aux membres à la prochaine réunion du Conseil d'administration des points discutés et des décisions prises lors de cette réunion du comité exécutif. Article 54. Quorum 54.1 Le quorum à une réunion du comité exécutif sera de 3 membres présents. Article 55. Vote 55.1 Tout officier du comité exécutif a droit à un vote et doit le donner personnellement. Les décisions seront prises à la majorité des voix des officiers présents. La Président n'a aucun droit de vote prépondérant lors des réunions du Comité exécutif. Toutes questions ou votes qui encourent soit une égalité ou une incertitude devra être porter à l'attention du Conseil d'administration dans les plus brefs délais. CHAPITRE VII DISPOSITIONS FINANCIÈRES Article 56. Exercice financier 56.1 L'exercice financier de la Corporation commence le 1er décembre et se termine le 30 novembre de chaque année. Article 57. Revenus 57.1 La Corporation tire ses revenus: 1. des frais d'inscription de ses membres tel que fixé par le Conseil d'administration; 2. des subventions ou de tout autre contribution de la Municipalité de Coaticook et Compton; 3. de toute autre subvention spéciale; 4. aux fins de réaliser les objets de la Corporation, recevoir des dons, legs et autres contributions en argent et en biens meubles ou immeubles et amasser des fonds par voie de souscription ou autrement; 5. de toutes autres sources de revenu. Les revenus provenant de biens immobiliers que peut acquérir et posséder la Corporation sont limités à 500000 $ tel que précisé dans les lettres patentes. Article 58. Effets de commerce 58.1 Les effets de commerce tels que chèques, billets, lettres de change et autres pour le compte de la corporation seront tirés, acceptés ou endossés par deux (2) des trois personnes dûment autorisées par résolution du conseil d'administration. Article 59. Contrats et autres documents 59.1 Les contrats et autres documents, pour le compte de la Corporation seront signés par le président ou le secrétaire à moins qu'une ou plusieurs autres personnes en soient à leur place dûment autorisées par résolution du comité exécutif. Article 60. Affaires bancaires 60.1 Les fonds de la corporation peuvent être déposés au crédit de la corporation auprès d'une ou plusieurs banques ou institutions financières situées dans la province de Québec. L'institution financière où la corporation fera ses affaires sera déterminée par résolution du conseil d'administration. Article 61. Livres et comptabilité 61.1 Le conseil d'administration fait tenir par le trésorier de la corporation, ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la corporation, les biens détenus par celle-ci, ses dettes et obligations, de même que toutes les transactions financières. Ce livre ou ces livres sont conservés au siège social de la corporation et doivent être accessibles sur demande au président ou au conseil d'administration. Article 62. Vérificateur 62.1 Au besoin, lors de son assemblée générale annuelle, la corporation nomme, à son choix, un vérificateur comptable, qui doit vérifier les comptes, livres et les états financiers de la corporation à la fin de chaque exercice financier et lui soumettre son rapport au cours de l'assemblée générale qui suit. La rémunération du vérificateur est fixée par lui-même et acceptée ou refusée par le conseil d'administration. 62.2 Si le vérificateur cesse de remplir ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l'expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu'à l'expiration du terme de son prédécesseur. Article 63. Déclaration 63.1 Le président ou toute personne autorisée par le président sont autorisés à comparaître et à répondre pour la corporation à tout bref, ordonnance, interrogatoire émis par une cour et à répondre au nom de la corporation à toute procédure à laquelle la corporation est partie. CHAPITRE VIII DISPOSITIONS DIVERSES Article 64. Indemnisation 64.1 Les administrateurs du conseil d'administration doivent agir dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés avec soin, prudence, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable, avec honnêteté, loyauté et dans l'intérêt de la corporation. 64.2 Tout administrateur peut, avec le consentement de la corporation donné en assemblée générale, être indemnisé et remboursé par la corporation, des frais et dépenses occasionnés par une action, une poursuite ou une procédure intentée ou exercée contre lui, en raison d'actes, de choses ou de faits accomplis ou permis par lui dans l'exercice et pour l'exécution de ses fonctions; et aussi de tout autre frais et dépenses occasionnés par des affaires relevant de sa charge, excepté ceux résultant de sa faute. Article 65. Assurances responsabilités 65.1 La corporation peut souscrire et maintenir une police d'assurance responsabilité civile et biens pour celle-ci et ses employés, s'il y a lieu. 65.2 La corporation peut souscrire auprès de la Fédération Québécoise de Soccer-Football par l'entremise de son association régionale au profit de ses administrateurs, officiers et autres mandataires ainsi que de leurs héritiers, légataires et ayant cause, une assurance couvrant leur responsabilité personnelle en raison du fait qu'ils exercent ces fonctions ou celles d'administrateur d'une personne morale dont la Corporation est actionnaire ou créancière. Toutefois, cette assurance est sujette aux exclusions et restrictions imposées par l'assureur; en aucun cas, elle ne peut couvrir la responsabilité découlant du défaut d'agir avec honnêteté et loyauté envers la Corporation, d'une faute lourde ou d'une faute personnelle séparable de l'exercice des fonctions exercées au service de la Corporation. La Fédération Québécoise de Soccer-Football offre en collaboration avec l'association régionale plusieurs autres services d'assurances pour ses membres (joueurs, entraîneurs, aides-entraîneurs, arbitres et autres bénévoles) que la Corporation peut souscrire et maintenir. En effet, les membres affiliés sont couverts entre autres par l'assurance accident lors de pratiques et/ou de parties de soccer (événements sanctionnés par la Fédération). Les clubs et associations affiliés sont couverts par l'assurance responsabilité civile. De plus, la Fédération offre un programme facultatif d'assurance voyage souscrit par Croix Bleue Canassurance. Article 66. Document 66.1 Tout administrateur de la corporation doit, à son départ, remettre au secrétaire de la Corporation tout document original et/ou authentique sur papier et/ou format électronique. Article 67. Dissolution / Liquidation 67.1 La corporation peut être dissoute lors d'une assemblée générale spéciale moyennant un vote des deux tiers (2/3) des membres de la Corporation ayant droit de vote, présents à telle assemblée spéciale. Les biens de la Corporation sont alors à la ville de Coaticook et selon les modalités décidées à cette assemblée spéciale. Article 68. Modification aux règlements généraux 68.1 Les administrateurs de la corporation peuvent révoquer, modifier ou remettre en vigueur les règlements généraux de cette dernière. Cependant, chaque règlement et chaque révocation, modification ou remise en vigueur d'un règlement, à moins qu'ils ne soient ratifiés dans l'intervalle par une assemblée générale ou spéciale de la corporation dûment convoquée à cette fin, ne sont en vigueur que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle de la corporation; et s'ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent, mais de ce jour seulement, d'être en vigueur. Article 69. Documents administratifs et de gestion de la Corporation 69.1 Le conseil d'administration est autorisé à modifier, entres autres, les documents suivants : 1) les règlements de régie interne; 2) le Guide de l'entraîneur; 3) le Code de conduite et règlements au soccer; et 4) le site web de la corporation. Les documents énumérés dans le paragraphe précédent sont annexés aux présents règlements généraux.
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